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这几天在kindle上读了一本关于效率和生产力的小书《比特素养:信息过载时代的生产力》,英文原书叫" Bit Literacy: Productivity in the Age of Information and E-mail Overload ". 花了不到一个小时读完,在这里自己整理一下,把里面的精髓分享给大家,也当成是自己的读书笔记了。

关于信息过载,我在过去的博文《学会取消关注:一个微博控的退瘾路》曾经讲过这个话题,对于现在这个碎片化信息泛滥,每个人都被微博、微信控制的社会,我们是得学会怎么处理科技、信息与生活本身的关系。 《比特素养》一书所分享的,是教导人们该怎么面对如今这个信息过载时代。

信息过载时代:

现在越来越多的人使用互联网,各种设备(电脑、手机、平板)将人们连接在网络中。数据在不同设备间流动,满足人们的需求,各种邮件、微博、微信、照片、视频等等,都是比特;互联网带来机遇的同时,也给人们带来危机,过多的比特(信息流)压得人们不堪重负,工作效率降低,私生活(饭局上每个人玩手机,忽略人际交流)和心理健康(浮躁、焦虑等等)受到影响,大家总是带着焦虑或者心不在焉的表情,一面匆匆地赶赴各种约会,一面刷着微博微信,瞪着手机,各种私信、短信、邮件蜂拥而来。

比特素养:

一套使人们能够在比特的海洋中健康而高效生活和工作的技能,一套管理信息的技能。

信息使用者:

很多人对自己的信息过载问题心知肚明,但是没有意识到「成功地管理信息其实是自己的责任」,要成功克服信息过载,用户必须自发地培养比特素养,必须主动行动起来用新方法管理信息。

两种类型用户:

a.绝大多数人:只适应有限地信息技术,呆在自己地舒适区,局限于自己熟悉地常用软件和功能(如今我们大部分人,还是这种状态,被动地应对信息,不会过滤,不会分类)。

b.另一种用户:对自己能力有信息,也清楚知道自己想变就变,但认为自己没有足够时间去边,继续扮演「大忙人」的角色。

大忙人,折腾狂,工具控:(躺枪有木有)

总是安装最新地升级包,迷恋科技和技术,无休止地研究和比较那些能够提高效率的工具、新进流行的术语,领先的技术潮流,尖端前卫的功能,并且在博客里大书特书。

解决方案:

放空:让比特飞,删除!删除!删除!

任何时候都想尽办法去删除、延迟或者过滤向我们涌来的信息。我们面临的挑战不是获取更多的信息,而是如何在目不暇接的信息堆中理出有价值的部分。比特世界稀缺的不是信息资源,而是用来处理比特(信息)的时间和精力。能否成功的关键,取决于我们能否创造一个安静、空阔的空间,让我们集中精力,在合适的自己的时间处理自己选择的信息。 放空的好处:解脱,轻松。

管理电子邮件

收件箱唯一恰当的用户是「暂时性地储存邮件」,要分清邮件本身和它传达的信息的区别,邮件的内容决定了信息的实质和归属,用户应该使用恰当地(其他)工具来处理不同的信息,用 To-Do-List 来处理待办事项,用日历来记录约会,一封邮件不管承载了什么内容,其最终归属都不是收件箱。

一.每天至少清空一次收件箱:

不是一次性删完,而是把邮件(中信息)移到他该去的地方。

1)每日均衡法

a.阅读所有的私人邮件,然后删除(或者转移到相应文件夹)。

b.删除所有垃圾邮件 使用垃圾拦截功能,使用白名单。

c.整理所有的FYI ( for your information)和要求处理的邮件,然后删除。 确保收件箱的邮件是按照日期排序的,最老的在顶端,你要最先处理最老的邮件,然后逐渐过渡到最新的邮件。

c.1 订阅的电子报刊:快速阅读每一份报刊,使用 readitlater 应用。

c.2 信息性邮件:这些邮件不要求你行动,只供你参考(各种cc抄送)

c.3 待办事物:采用两分钟原则,如果做这件事只需要两分钟,立马做;其他的转到to-do-list,然后删除。

二.过去的邮件怎么办? 积累了几年的邮件,怎么删?

1.首先删除那些订阅的电子刊物(比如说html weekly,知乎日报等等)

2.找到信息性邮件和抄送邮件,如果已经过期,删。

三.检查邮件和清空邮件的频率?

选择让自己舒服的方式,一天1-2次就可(真正重要的事情不会通过邮件告知!)

四.其他挑战

1.多邮件帐号

减少电子邮件的数量,将账户简化成工作帐号和私人帐号。

2.团队邮件守则

规定在哪些问题上需要被抄送,或者什么时候需要电子沟通而非邮件交流。让其他人也清空他们的邮件。

管理待办事务

待办事项本身就是任务,完成待办事项需要真正的专注力。

一.不要使用纸张 :

纸质笔记只有在少量使用的时候才有效,便利贴之类的多了,十分拥挤和混乱。

二.与比特兼容的待办事物的四个条件

1)每个待办事项必须同一个特定的日期相关联

将事情尽可能往后拖,拖到最应该着手干活的最晚的日子才开始做。不要把太多的事情放在to-do-list上(日历和TD的区别),免得给自己造成太多压力。

2)用户可以用邮件创建新的待办事项,无论事项的激活时间是当天还是未来的某天。

3)待办事项在同一天内按主次顺序排序

按最重要到最不重要排序,告诉自己当天要完成什么任务。

4)每项待办事项都包含详细描述和摘要

类似于电子邮件包含邮件主题和标题。

媒体食谱(管理资讯)

信息时代带来的最能引发焦虑的副作用之一,是那种「我得当一个万事通」的感觉,面对雪崩而来的信息,意识到自己的局限所在是很有必要的。你不可能、也不应该消化和关注一切。

不要内疚:控制自己的媒体负载,接受太多的信息,不是你的过错。你得接受这个事实:时间太少而信息太多,而且两者的差距与日俱增。

应对方法

一.编队和排序

将自己订阅的资讯和媒体进行编队和排序

a.明星队员:能够持续提供有用和重要信息的媒体,通常与你的一项或者多项专业兴趣和个人兴趣相关。(如南方周末,前端观察等等)

b.一般队员:偶尔看看,一略而过看看(cnbeta、爱范儿之类)

赫斯特法则:不加限制的比特流将使意义趋向于流失。

二.创建电子简报(收集)

使用evernote等将优质内容进行收集。

管理照片

二级储存:使用 [年份]-[月份-事件] 的格式分类储存。

只展示好照片:绝不保留重复拍摄的照片或者拍得不好的照片。

创建比特

1)写邮件:简明扼要

a.重要内容前置,标题应该尽可能使用简短的语言、尽早提供主要的信息,少些废话。eg. 要请假就请直接在开头说要请假,不要先大姑大妈爷爷奶奶家里出事有事balabala解释一堆再在最后说我要请假。

b.附件:如果内容能在邮件中表达和展示的,不要用附件(doc,excel之类文档的)。

2)其他建议

a.把所有话说清楚,避免含糊其辞。

b.避免模糊的日期:因为不知道收件人打开邮件的时间,不要用「今天」「明天」这样的词,使用准确的日期。

c.保护隐私:不要随口乱说乱写(如果涉及商业、纠纷,甚至可能成为证据)。

d.不要在生气的时候写邮件

文件命名

坏习惯:

a.描述性很弱的文件:如「作业.doc」。

b.在文件名中使用「最终」字眼,eg. 「论文最终版」,接下来的就可能是「论文最终版修正」,「论文最终版可用版」...

c.在文件名中使用「新」字。

d.将简历命名为「简历.pdf」

模板:[姓名缩写-日期-主题.拓展名]

文件储存

常见错误:

a.创建太多的文件夹,导致混乱

b.创建的文件夹不够,把所有的东西都丢在一两个地方

c.把所有的东西都丢到桌面

管理桌面

保持空旷:桌面最好不要有任何不必要的图标和文件。把桌面做为一个中转站,短暂停留的文件会更加醒目。

我养成这个习惯已经好几年了,的确挺有用的,自己看着桌面干净,自己心情也好。

其他必备技能

盲打:不解释

避免使用鼠标:使用快捷键,尤其是对于技术人员,快捷键带来的便利和时间是十分可观的。

 

最后译者的有一句话还是挺触动的「我们一直下意识地将自己不愿意直面的信息埋藏在邮件的汪洋大海中,用混乱和低效来掩盖工作和私人生活上的问题。我始终在逃避现实,而比特时代的丰富的信息源则成了当然的帮凶」。

很快地就读完了这本书,推荐大家有时间可以去读读,这本书有电子书(就不太张扬传播盗版了),大家搜搜就找得到了。

我们进入信息时代几十年了,进入网络时代也十多年了,然后web1.0, 2.0 ,3.0 ,我们的生活无可避免地与网络、信息连接在了一起,我们这个时代的人,面临许多前一辈人没有遭遇过地情况,信息爆炸带来人生活、思维习惯的变化。

信息焦虑这个问题是个挺大的问题,面对这种问题,正如此书中所说,与其任由自己沉迷在这信息泥潭中,不妨主动出击,承认自己的问题,学会去应对。

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罗磊

前端工程师,视频自媒体 ZUOLUOTV 制作人,深圳人,广州暨南大学,写原创博客八年,简书推荐作者,跑过7场马拉松,骑行过318国道,跟着老婆全世界乱逛,微信公众号「罗磊啰嗦」